Berbagai hal dalam kehidupan memerlukan perencanaan. Perencanaan merupakan proses yang mendukung tercapai nya sebuah tujuan dalam berbagai hal. Dari contoh terkecil dalam kehidupan sehari-hari saja, manusia yang ingin melakukan aktivitas harus merencanakan apa saja yang ingin dilakukan dan apa saja yang harus dihindari hingga hal-hal yang harus diperbaik dan ditingkatkan. Perencanaan lah yang menciptakan suatu proses sebuah kegiatan dapat berjalan dengan runtut. Hal yang ingin berjalan dengan sukses tanpa adanya persiapan pasti mustahil terjadi, oleh sebab itu persiapan sangatlah diperlukan.
Setiap Kegiatan memerlukan adanya persiapan yang matang. Persiapan dan perencanaan akan sangat berpengaruh pada hasil sebuah rangkaian kegiatan, tanpa adanya perencanaan sebuah kegiatan pasti tidak berlangsung sesuai dengan harapan dan tujuannya. Segala jenis kegiatan contohnya adalah Event. Event dalam konteks dan jenis apapun sangat membutuhkan perencanaan yang matang. Event merupakan agenda kegiatan yang menunjukan, menampilkan, dan merayakan dengan tujuan untuk memperingati hal-hal penting yang dilaksanakan dalam waktu tertentu dengan tujuan untuk menyampaikan komunikasi dan pesan-pesan yang tersirat kepada khalayak. Contoh event yang besar seperti Pekan Olahraga Nasional (PON), Jakarta Fashion Week, Java Jazz Festival, Pesta Budaya Adat Erau di Tenggarong, dan masih banyak lagi. Bahkan event yang skala kecil pun memerlukan adanya perencanaan yang matang seperti Lomba 17 Agustus di tingkat Kelurahan atau Desa. Artinya bahwa perencanaan tidak terbatas oleh seberapa kecil atau besarnya sebuah kegiatan karena tujuannya untuk menjadikan sebuah kegiatan dapat berjalan dengan lancar.
Perencanaan event yang baik meliputi pembentukan SDM (Sumber Daya Manusia) berupa kepanitiaan (Ketua panitia pelaksana, sekretaris, bendahara, divisi acara, perlengkapan, konsumsi, publikasi dan dokumentasi), pengisi kegiatan (MC, host, moderator, talent, dan lain-lain). Lalu menyiapkan berbagai macam perlengkapan, mempersiapkan tempat lokasi kegiatan, kemudian penyusunan rancangan anggaran biaya (RAB) hingga pembuatan proposal kegiatan untuk kemudian melakukan pencarian sponsor (Instansi pemerintah, perusahaan swasta, pabrik produksi dan lain sebagainya). Dalam pengelolaan dan perencanaan event, proposal kegiatan yang merupakan salah satu hal penting dan krusial dalam proses pencarian dana untuk keberlangsungan kegiatan. Pengelolaan dan perencanaan yang baik akan menghasilkan segala konsep yang bagus pula. Terlebih lagi dalam hal pendanaan, sponsor akan menilai seberapa serius dan menariknya sebuah pelaksana event sebelum mengeluarkan dana untuk menyokong sebuah event.
Perencanaan event juga menjadi penting karena dari hal terkecil pun dapat diketahui kendala hingga menghasilkan solusi demi mengurangi dan mengatasi kegagalan dan kerugian dalam suatu event. Manfaat dan kegunaan dari perencanaan event dapat memberikan gambaran kepada seluruh pelaku acara mengenai apa yang harus dilakukan secara runtut dan rinci. Contohnya saja event festival budaya, persiapan untuk melaksanakan event festival budaya tidaklah mudah. Event festival budaya memiliki rangkaian kegiatan yang kompleks seperti pagelaran seni tari, pertunjukan kesenian tertentu, pameran alat-alat tradisional, pameran daerah-daerah budaya, dan masih banyak lagi. Tanpa adanya biaya yang besar, event festival budaya akan sulit terlaksana, karenanya persiapan dan pengelolaan yang baik sangat diperlukan.
Kesimpulannya, dalam segala kegiatan dan tindakan yang ingin dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu perlu diadakannya sebuah persiapan dan perencanaan. Kegiatan yang cakupan nya sangat besar dan rumit adalah event. Perencanaan dalam sebuah event adalah sebuah hal yang utama dan rumit. Perencanaan yang sempurna dan persiapan yang matang dapat menjadikan sebuah kegiatan menjadi sukses dan lancar sesuai dengan tujuan diadakannya kegiatan tersebut.
*) Opini penulis ini merupakan tanggung jawab penulis seperti tertera, tidak menjadi bagian tanggung jawab redaksi sparklingcommunication.web.id